AVIS DE CONFIDENTIALITÉ À L’ATTENTION DES CANDIDATS DE SYNEOS HEALTH DE PAR LE MONDE POSTES COMMERCIAUX

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AVIS DE CONFIDENTIALITÉ À L’ATTENTION DES CANDIDATS DE SYNEOS HEALTH DE PAR LE MONDE POSTES COMMERCIAUX

(Dernière mise à jour: Le 1er novembre 2022)

Syneos Health (« nous » ou « Syneos Health »), opérant par l’intermédiaire de ses sociétés affiliées/succursales situées dans le monde entier (conjointement, la « Société »), s’engage pour la protection de votre vie privée et a mis en place les mesures suivantes pour protéger les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Notre utilisation des informations qui ne peuvent pas vous identifier n'est en aucune manière limitée par le présent avis.

Champ d’application

Le présent avis s'applique à toutes les données à caractère personnel recueillies par, pour et au nom de Syneos Health, comme expliqué ci-dessous, et au cours du processus de candidature, de recrutement, de sélection et d'intégration. Le présent avis n’est pas une offre de travail et il ne forme part d'un contrat de travail.

Effet des autres avis

Syneos Health possède des avis de confidentialité ou des conditions d'utilisation supplémentaires adaptés aux différentes manières dont vos données à caractère personnel sont recueillies par différents secteurs d'activité ou différentes fonctions de Syneos Health. Par exemple, Syneos Health prévoit un avis de confidentialité concernant les sites Web décrivant les données à caractère personnel que nous pouvons recueillir dans le cadre de votre utilisation des sites Syneos Health qui y sont liés. Si vous recevez un avis de confidentialité qui vous a été envoyé dans un but spécifique, les conditions de l’avis ou du contrat plus spécifique régissent votre interaction avec Syneos Health à cet égard.

Identification du responsable du traitement des données

L'entité légale Syneos Health qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est l'entité de la société située dans votre juridiction et avec laquelle vous avez interagi pour fournir vos données à caractère personnel et/ou une autre entité légale de Syneos Health avec laquelle vous avez interagi pour fournir vos données à caractère personnel (si vous n’avez pas eu d’interaction avec une entité légale locale). Vous trouverez une liste actualisée de toutes les entités Syneos Health dans le monde à l'adresse https://www.syneoshealth.com/our-office-locations. Vous pouvez contacter l'entité Syneos Health agissant en tant que responsable du traitement des données par l'intermédiaire de notre bureau de protection de la vie privée, à l'aide des coordonnées fournies dans le présent avis.

Les catégories de données à caractère personnel que nous recueillons

Lors du processus de candidature, de recrutement, de sélection et d'intégration, Syneos Health peut collecter ou obtenir des données à caractère personnel vous concernant. Différents régulateurs définissent ce qui constitue des données à caractère personnel, mais en général, elles peuvent inclure des informations telles que votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre société, vos antécédents professionnels et de formation, votre historique de navigation et les intérêts associés. Les catégories de données à caractère personnel que nous recueillons ou obtenons à votre sujet peuvent inclure:

• Identifiants personnels tels que votre nom, votre nom d'utilisateur, votre identifiant personnel unique, votre adresse IP, votre identifiant de dispositif mobile, votre date de naissance, des photographies associées à votre travail, votre adresse postale, votre numéro de sécurité sociale ou autre numéro d'identification national, et des identifiants similaires;
• Coordonnées, y compris votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et vos coordonnées d'urgence;
• Informations professionnelles ou liées à l'emploi, telles que votre niveau de service et vos antécédents professionnels, pouvant contenir des informations détaillées sur vos qualifications, vos compétences, votre lieu de travail, votre expérience professionnelle, vos antécédents professionnels, ainsi que des informations sur votre rémunération et vos avantages;
• Parcours scolaire et de formation, y compris les écoles ou les établissements fréquentés, les cursus ou la formation suivi(e)s, les diplômes ou certifications obtenus : distinctions, diplômes et licences d'études, antécédents professionnels et formation en interne;
• Données relatives au recrutement et à la performance, p. ex., contacts de référence professionnels et personnels, objectifs, notations, commentaires, résultats d’enquêtes, parcours professionnel, admissibilité à la réembauche, équipement de travail, planification de carrière et de la succession, aptitudes et compétences et autres qualifications professionnelles;
• Inférences sur les caractéristiques, telles que vos capacités et aptitudes;
• Dans certaines juridictions, nous pouvons également recueillir des informations à votre sujet, telles que votre sexe, votre origine raciale ou ethnique, ou votre statut d’ancien combattant ; si vous avez ou non un handicap pour lequel nous devons faire des ajustements raisonnables ; si vous avez le droit de travailler dans le pays dans lequel le poste est situé et votre statut d’immigration et votre statut de résidence ; et d'autres informations que vous avez incluses dans votre CV ou qui nous ont été divulguées au cours du processus de candidature, de recrutement, d'embauche et d'intégration.

Le cas échéant, nous pouvons combiner des Données à caractère personnel avec d'autres informations, comme par exemple, un lieu avec votre nom. Si nous combinons des Données à caractère personnel avec d'autres informations, nous les traiterons comme des Données à caractère personnel. Lorsque nous combinons des informations, nous pouvons le faire pour améliorer l'exhaustivité et l'exactitude de vos Données à caractère personnel et pour effectuer les autres activités décrites dans le présent avis ou tout autre avis que nous pourrions vous fournir.

Comment nous recueillons ou obtenons des informations vous concernant

Nous recueillons ou obtenons des informations vous concernant de plusieurs manières.

• pour vous permettre d'utiliser le portail de candidature de Syneos Health;
• pour répondre à vos questions ou demandes ou pour vous fournir des informations; 
• pour vous contacter au sujet de votre candidature à un emploi particulier ou à un autre emploi potentiel pour lequel vos compétences pourraient convenir, ou en ce qui concerne les modifications importantes apportées au présent avis ou aux politiques connexes;
• pour améliorer le portail de candidature et à des fins commerciales internes; 
• pour personnaliser votre expérience avec le portail de candidature et/ou adapter par ailleurs ce que vous voyez lorsque vous visitez nos sites Web;
• pour vous fournir des informations sur Syneos Health susceptibles de vous intéresser;
• pour vous contacter afin d’obtenir des réponses à des sondages ou à des questionnaires;
• pour maintenir, exploiter et administrer le portail de candidature et gérer notre pool de candidats;
• pour recueillir les informations que nous devons obtenir auprès des régulateurs lors du processus de candidature, de recrutement, de sélection et d'intégration;
• le cas échéant, pour mener des entretiens, évaluer votre aptitude à un poste ; pour faciliter le processus d'embauche et d'intégration;
• pour procéder à un filtrage continu par rapport à la liste de surveillance et de sanctions accessible au public; et
• à d'autres fins raisonnablement liées à votre demande d'emploi ou divulguées par ailleurs au moment où vous nous fournissez les Données à caractère personnel.

Le traitement ci-dessus peut être effectué électroniquement ou sur papier.

Divulgation à des tiers

Nous pouvons partager des Données à caractère personnel au sein des sociétés du groupe Syneos Health et avec des tiers, comme décrit ci-dessous.

• Sociétés du groupe Syneos Health.
• Entreprises et personnes qui travaillent pour nous: nous avons passé des contrats avec d'autres entreprises et particuliers pour nous aider à gérer notre processus de candidature, de recrutement, de sélection et d'intégration. Par exemple, nous pouvons héberger certaines de nos applications sur les systèmes d’une autre entreprise, embaucher des consultants techniques pour la maintenance de nos sites, travailler avec des entreprises fournissant un service client, une aide au recrutement, des vérifications des antécédents, des services de relocalisation et d’autres services liés au processus de candidature, de recrutement, de sélection et d'intégration. En outre, nous pouvons valider votre identité et d’autres informations par rapport aux bases de données disponibles. Afin d’exécuter leurs services, ces autres sociétés peuvent avoir un accès limité à certaines des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. D'autres sociétés peuvent recueillir des informations en notre nom via leurs sites Web ou leurs applications. Nous exigeons que ces sociétés n'utilisent vos informations à aucune autre fin que celle de s'acquitter de leurs responsabilités envers nous. Nous exigeons également que ces sociétés préservent la confidentialité de vos Données à caractère personnel et se conforment aux lois applicables. La pratique de Syneos Health consiste à : (i) exercer une diligence raisonnable et appropriée sur nos prestataires de services ; et (ii) obtenir des engagements écrits concernant le traitement des Données à caractère personnel, y compris le fait que le prestataire de services ne traitera les Données à caractère personnel que conformément à nos instructions ; adoptera des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos Données à caractère personnel ; et ne pas conservera les Données à caractère personnel quand elles ne sont plus nécessaires à l’exécution de nos services. Les informations relatives aux prestataires de services et aux pays dans lesquels ils sont situés sont disponibles auprès du Délégué international à la protection des données et de la vie privée de Syneos Health. Vous êtes responsable des autorisations supplémentaires que vous choisissez d’accorder aux prestataires de services pour d’autres services. Nous ne sommes pas responsables des pratiques des entreprises de recrutement que vous avez contactées directement et auprès desquelles nous avons obtenu vos informations.
• Transferts commerciaux : si nous transférons une unité commerciale ou un actif (tel qu'un site Web Syneos Health) à une autre société, nous pouvons transférer les Données à caractère personnel que nous avons recueillies au tiers concerné.
• Exigences légales : Syneos Health peut fournir des Données à caractère personnel aux autorités ou à d'autres fonctionnaires pour se conformer aux exigences légales applicables. Nous pouvons divulguer des activités ou des informations vous concernant lorsque nous déterminons, à notre seule discrétion, que cela est nécessaire ou approprié, dans le cadre d'une enquête sur une fraude, pour l'administration de la justice, des atteintes à la propriété intellectuelle, ou toute autre activité illégale ou susceptible de nous exposer ou de vous exposer à la responsabilité légale.
• Pour la protection de la santé et de la sécurité des personnes: nous pouvons divulguer des informations si, à notre discrétion, cette divulgation peut être nécessaire pour empêcher le décès ou des blessures graves à une personne.
• Motif légal du traitement des Données à caractère personnel
• Dans certaines juridictions, telles que les États membres de l'Union européenne, nous sommes tenus d’identifier les motifs légaux du traitement des Données à caractère personnel. Nous traitons les Données à caractère personnel:
• Pour conclure des contrats avec vous ou prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat; 
• Pour nous conformer à une obligation légale, par exemple envisager des aménagements raisonnables de votre environnement de travail rendus nécessaires par une invalidité, ou nous conformer à une réglementation de l’égalité d’accès à l’emploi;
• Pour nos intérêts commerciaux légitimes, tels que l’évaluation et la gestion de notre personnel, qui seront évalués en relation avec l’utilisation spécifique de Données à caractère personnel;
• Avec votre consentement (ou, dans le cas du traitement de Données à caractère personnel sensibles, avec votre consentement explicite), qui sera demandé et transmis via les Sources ou autres.

Retrait du consentement

Dans certains pays, vous pouvez avoir le droit, dans certaines circonstances, de retirer votre consentement pour le traitement des Données à caractère personnels si nous traitons vos Données à caractère personnel sur la base de votre consentement ou de votre consentement explicite. Après réception d’un avis indiquant que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos Données à caractère personnel aux fins auxquelles vous avez initialement consenti, à moins que des motifs légitimes convaincants prévalent sur vos intérêts, droits et libertés (par exemple, se conformer à une obligation légale), ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits légaux. Si nous avons traité des Données à caractère personnel à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment. Dans ce cas, nous ne traiterons plus vos Données à caractère personnel à ces fins. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité d'un tel traitement qui a eu lieu avant ledit retrait. Si vous retirez votre consentement au traitement futur de vos Données à caractère personnel, il se peut que nous ne puissions pas vous contacter ou interagir avec vous comme prévu initialement lorsque vous avez donné votre consentement.

Transferts transfrontaliers

Syneos Health exerce des activités au niveau mondial et vos données personnelles pourraient être transférées, consultées et conservées dans le monde entier, suivant ce qui est nécessaire pour les utilisations énoncées dans le présent Avis de confidentialité ou dans un autre avis ou accord qui vous a été fourni. Nous avons pris des mesures pour protéger la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la sécurité des données personnelles lorsque celles-ci sont transférées. En utilisant le portail des candidats (et si la loi l’exige), vous consentez au transfert de l’information à des pays en dehors de votre pays de résidence.

Dans la mesure où vos données personnelles sont partagées avec des fournisseurs de service ou d’autres tiers traitant des données personnelles pour notre compte qui sont situés en dehors de votre pays de résidence, nous avons pour pratique de conclure des contrats appropriés exigeant de tels tiers qu’ils se conforment aux lois en vigueur en matière de protection des données. Pour les candidats résidant dans l’Union européenne, en Suisse et au Royaume-Uni : Syneos Health a été un participant aux boucliers de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis de 2016 à 2022. Syneos Health a retiré sa participation au bouclier de protection des données en octobre 2022. En ce qui concerne les données transférées de l’UE ou de la Suisse vers les États-Unis, Syneos Health s’est appuyé et continuera de s’appuyer sur des garanties appropriées en matière de transfert de données, telles que les clauses contractuelles types, qui restent en vigueur.

Conservation et suppression

Lorsque vous créez un compte de candidat, Syneos Health conserve vos Données à caractère personnel dans son système de suivi des candidats. Tant que vos informations sont actives et disponibles, vous pouvez toujours être retenu pour d’autres postes chez Syneos Health. Vos Données à caractère personnel seront supprimées conformément aux pratiques de conservation de la Société. Si vous êtes embauché par Syneos Health, vos informations seront conservées dans les informations que nous traitons vous concernant dans le cadre de votre emploi.

Protection des informations

La sécurité de vos Données à caractère personnel est importante pour Syneos Health. Nous utilisons des mesures de protection physiques, électroniques et administratives commercialement raisonnables, conçues pour protéger vos Données à caractère personnel de la perte, de l'utilisation abusive et de l'accès non autorisé, de la divulgation, de la modification et de la destruction. Toutefois, quels que soient nos efforts et le dispositif que vous utilisez pour accéder au portail de candidature ou à d'autres ressources en ligne, il est possible que des tiers interceptent ou accèdent illégalement à des transmissions ou à des communications privées via une transmission non sécurisée.

Cookies et autres technologies de suivi

Le portail de candidature et/ou des tiers peuvent utiliser des « cookies », des « pixels espions », des scripts, des balises, des objets partagés locaux (cookies Flash), des balises de stockage local (HTML5) et d'autres technologies de suivi similaires (collectivement appelées « Technologies de suivi ») pour recueillir automatiquement des informations lorsque vous utilisez les Sources, parcourez les sites Web de Syneos Health et le Web. Ces Technologies de suivi nous aident à adapter notre contenu, à collecter des statistiques et à comprendre l'utilisation du site Web et d'Internet, à améliorer ou personnaliser le contenu, les offres ou les publicités via les Sources, à personnaliser votre expérience en ce qui concerne les Sources (par exemple, vous appeler par votre nom lorsque vous revenez sur un site Web Syneos Health), à enregistrer votre mot de passe dans des zones protégées par mot de passe, à enregistrer les paramètres de votre lecteur vidéo en ligne, à nous aider à vous proposer des programmes ou des services susceptibles de vous intéresser, à diffuser des publicités pertinentes, à gérer et administrer les Sources, et à d’autres fins décrites dans la section « Utilisation des informations » du présent avis de confidentialité. Ces Technologies de suivi recueillent des données de « flux de clics » et d’autres informations concernant votre utilisation du portail de candidature, telles que vos visites, votre utilisation de nos fonctionnalités et vos préférences, et peuvent également recueillir votre adresse IP ou un autre identifiant unique de l’appareil que vous utilisez pour accéder aux Sources (« Identifiant »). Votre Identifiant peut être automatiquement attribué à l’appareil que vous utilisez pour accéder au portail de candidature. En utilisant le portail de candidature, que vous soyez un utilisateur enregistré ou non, vous reconnaissez, comprenez et acceptez par la présente que vous nous donnez votre consentement pour suivre vos activités de navigation sur Internet et votre utilisation du portail de candidature par le biais de ces technologies.

Cookies

Les « cookies » sont des fichiers texte qu'un site Web peut envoyer à votre appareil via votre navigateur. Ce dernier est ensuite utilisé pour identifier votre appareil par le site Web. Les cookies peuvent être à la fois « de session » (stockés uniquement jusqu'à la fermeture de votre navigateur Web), qui vous aident à naviguer efficacement dans nos Sources au cours d'une visite, et « persistants » (stockés pendant une période plus longue, même après la fermeture de votre navigateur), qui se souviennent des informations pertinentes telles que votre langue préférée. Le portail de candidature Syneos Health peut utiliser des cookies persistants et de session. Les cookies peuvent également être des « cookies internes », qui sont des cookies placés par le propriétaire du site Web sur un site Web, ou des « cookies tiers », qui sont des cookies appartenant à un tiers et placés sur le site Web d’un tiers. Nous pouvons utiliser des cookies internes et tiers sur le portail de candidature. Certains des cookies tiers que nous utilisons ont trait aux Technologies de suivi que nous utilisons sous licence, notamment Adobe Experience Cloud et Google Analytics. Ces sociétés utilisent le code de programmation pour recueillir des informations sur vos interactions avec nos sites, telles que les pages que vous visitez, les liens sur lesquels vous cliquez et la durée de votre présence sur nos sites. Si vous souhaitez plus d'informations sur les cookies, y compris sur leur gestion, veuillez consulter la section Tout savoir sur les cookies.

Autres technologies de suivi

Nous utilisons également d’autres technologies pour recueillir des informations sur l’utilisation du portail de candidature, adapter notre contenu, collecter des statistiques et comprendre l'utilisation du site Web et d'Internet, améliorer ou personnaliser le contenu, les offres ou les publicités via le portail de candidature, personnaliser votre expérience en ce qui concerne le portail de candidature (par exemple, vous appeler par votre nom lorsque vous revenez sur le portail), enregistrer votre mot de passe dans des zones protégées par mot de passe, enregistrer les paramètres de votre lecteur vidéo en ligne, nous aider à vous proposer des programmes ou des services susceptibles de vous intéresser, gérer et administrer le portail de candidature, et à d’autres fins décrites dans la section « Utilisation des informations ». Voici quelques exemples de ces Technologies de suivi:

• Les « pixels espions » (également appelés balises Web ou pixels invisibles), y compris les pixels de conversion, sont de petits morceaux de code utilisés pour recueillir des données publicitaires. Ils peuvent compter le nombre de vues d’une page ou nous aider à comprendre, par exemple, si les courriels que nous envoyons ont été ouverts ou si certains liens ont été suivis en cliquant. Comme indiqué ci-dessus, les pixels espions agissent souvent en parallèle des cookies. Si vous ne souhaitez pas que vos informations de cookies soient associées à vos visites, vous pouvez désactiver les cookies dans votre navigateur. Votre visite sera alors détectée, mais elle ne sera pas associée aux informations stockées dans les cookies.
• Les objets partagés locaux (par exemple, les cookies Flash) et le stockage local (par exemple, HTML5) peuvent être utilisés pour stocker des informations sur le contenu et les préférences. Vous pouvez gérer les cookies Flash en cliquant ici. Votre navigateur peut proposer des paramètres pour désactiver HTML5.

Le portail de candidature ne reconnaît pas les instructions automatisées de « ne pas suivre ». Vous pouvez cependant modifier les préférences de votre navigateur Web en matière de confidentialité en ce qui concerne l'utilisation de la plupart des cookies. Par exemple, vous pouvez supprimer les cookies existants et empêcher que de futurs cookies ne soient placés sur votre appareil via les paramètres de confidentialité de votre navigateur. Sauf si vous choisissez de bloquer les cookies, le portail de candidature peut envoyer des cookies lorsque vous visitez notre site ou cliquez sur un lien dans un e-mail que nous vous avons envoyé, même si vous avez déjà supprimé nos cookies. Si vous choisissez de supprimer ou de bloquer les cookies, vous pouvez modifier votre expérience utilisateur sur le portail de candidature, car certaines fonctionnalités risquent de ne plus fonctionner. Outre la suppression et le blocage des cookies, vous pouvez potentiellement gérer les préférences de cookie auprès du propriétaire des cookies. Par exemple, vous pouvez désactiver Google Analytics en cliquant ici. Vous pouvez désactiver Adobe Experience Cloud en cliquant ici.

Vos droits en tant que Personne concernée

Dans certaines juridictions (par exemple, les États membres de l'Union européenne), vous pouvez avoir certains droits sur vos Données à caractère personnel, sous réserve de certaines conditions et exceptions énoncées dans la loi applicable. Ces droits peuvent être les suivants:

• Nous demander de confirmer si nous traitons vos Données à caractère personnel et, le cas échéant, d’obtenir un accès à vos Données à caractère personnel et à certaines informations les concernant.
• Demander la correction de vos Données à caractère personnel si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Nous demander de cesser de traiter vos Données à caractère personnel dans certaines circonstances.
• Effacer ou supprimer vos Données à caractère personnel, par exemple, lorsque les données ne sont plus nécessaires pour atteindre le but pour lequel elles ont été recueillies.
• Restreindre le traitement ultérieur des Données à caractère personnel.
• Nous demander de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques vous concernant ou qui vous affecte de manière significative (pour le moment, nous ne nous engageons pas dans un tel traitement).
• Demander à recevoir vos Données à caractère personnel pour les transmettre ou les transmettre directement à un autre responsable du traitement des données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Pour protéger votre vie privée et la sécurité de vos Données à caractère personnel, nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant d’accéder à ces types de demande. Veuillez noter que vous pouvez également utiliser les outils fournis sur le portail de candidature pour mettre à jour les informations de votre compte et supprimer vos informations de notre pool de candidats.

Exercer vos droits ou faire part de vos préoccupations

Si vous avez des questions sur les Données à caractère personnel que nous traitons, ou si vous souhaitez faire valoir vos droits légaux sur vos Données à caractère personnel, veuillez contacter le Délégué international à la protection des données et de la vie privée de Syneos Health comme suit:

Vous pouvez également nous contacter par courrier électronique à l'adresse [email protected].

Résolution de vos litiges et réclamations

Toute question, préoccupation ou réclamation concernant l’utilisation de vos Données à caractère personnel doit être adressée au Délégué international à la protection des données et de la vie privée de Syneos Health aux coordonnées figurant ci-dessus. Si vous vous trouvez dans certaines juridictions, telles que l'Union européenne, vous avez également le droit de déposer une réclamation contre le recueil ou l'utilisation de vos Données à caractère personnel auprès de votre autorité de réglementation locale. Dans l'Union européenne, vous pouvez contacter le bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni, que nous avons désigné comme notre autorité de contrôle chef. Vous pouvez également contacter l'autorité de surveillance de l'État membre dans lequel vous résidez.

Modifications du présent avis de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour périodiquement le présent avis. Lorsque nous publierons des modifications de cet avis, nous réviserons également la date de « Dernière mise à jour » figurant en haut de l'avis. Si des modifications importantes sont apportées à cet avis, nous vous en informerons par e-mail. Nous vous encourageons à consulter cet avis périodiquement pour être informé de la manière dont nous utilisons vos informations et pour être informé des modifications qui y sont apportées. Votre utilisation du portail de candidature Syneos Health après la publication de tout avis modifié constituera votre.